Procedure klachtafhandeling

Klachten


Klachten naar aanleiding van de uitvoering van werkzaamheden
Indien de uitvoering van werkzaamheden niet voldoet aan de daaraan te stellen eisen, kan dit aanleiding zijn tot klachten van de bij de uitvoering betrokken personen, de opdrachtgever en andere belanghebbenden.


Het is de verantwoordelijkheid van de accountant om de kwaliteitsfunctionaris schriftelijk te informeren zodra er sprake is van serieuze klachten en hem te voorzien van alle relevante documentatie. Klagers kunnen zich desgewenst ook rechtstreeks tot de kwaliteitsfunctionaris wenden.


Onderzoek kwaliteitsfunctionaris


De kwaliteitsfunctionaris onderzoekt de klacht en is in dat kader bevoegd om kennis te nemen van alle opdrachtdocumentatie die hij relevant acht. Indien gewenst kan hij besluiten de identiteit van de klagers vertrouwelijk te houden. De kwaliteitsfunctionaris is bevoegd om juridisch advies in te winnen als hij dat nodig acht.


De kwaliteitsfunctionaris documenteert het onderzoek zodanig dat het dossier de conclusies kan dragen. Hij formuleert zijn voorgenomen conclusie en stelt de verantwoordelijke accountant in de gelegenheid zijn visie te geven. Vervolgens rapporteert de kwaliteitsfunctionaris aan de leiding van het kantoor met afschrift aan de verantwoordelijke accountant. In overleg met de kantoorleiding wordt de klacht gemeld bij de desbetreffende verzekering.


Rol van de leiding


Het is de taak van de leiding van het kantoor om:
• de uitkomsten met de verantwoordelijke accountant te bespreken;
• in voorkomende gevallen overleg te voeren met de klager;
• passende maatregelen te nemen die gericht zijn op het voorkomen van herhaling en het beheersen van eventueel ontstane risico's;
• de uitkomsten met de klagers te bespreken, tenzij het bestuur besluit om dit aan de verantwoordelijke accountant over te laten;
• zo nodig maatregelen te nemen tot aanpassing van instructies, opleidingen of voorschriften.

 

 

Klokkenluidersregeling

 

Inleiding

Castelijns & Swaans accountants-adviseurs voert assurance-opdrachten uit en moet derhalve beschikken over een zogenaamde klokkenluidersregeling. Dat is een regeling die waarborgt dat personen (van binnen of buiten de organisatie) zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde kunnen stellen. Hiertoe is onderstaande procedure opgesteld.

 

Reikwijdte
De klokkenluidersregeling van Castelijns & Swaans accountants-adviseurs heeft betrekking op een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de volgende situaties:

a. handelingen die leiden tot strafbare feiten door Castelijns & Swaans accountants-adviseurs of haar medewerkers;
b. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet en regelgeving door Castelijns & Swaans accountants-adviseurs of haar medewerkers;
c. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door Castelijns & Swaans accountants-adviseurs of haar medewerkers;
d. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s, leidinggevenden en/of externen;
e. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
f. alle andere situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

 

Indien er sprake is van situaties zoals genoemd onder de reikwijdte van de klachtenregeling van Castelijns & Swaans accountants-adviseurs, kan eveneens gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de klachtenregeling hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.

 

Procedure
De te volgen procedure is als volgt:

1. indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon de heer J.M.A.M. Borgmans RA (e-mail: j.borgmans@castelijns-swaans.nl). Indien de misstand betrekking heeft op de vertrouwenspersoon dan kan de misstand worden gemeld bij de heer L.H.H.J.M. van Moll AA (e-mail: l.van.moll@castelijns-swaans.nl). Deze bestuurder zal vervolgens handelen conform onderstaande bepalingen. Een melding kan enkel schriftelijk, per fax of e-mail geschieden.
2. De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen 1 week per e-mail aan de melder, indien de melder dit mogelijk maakt door bij de melding een (e-mail)adres te vermelden waaraan de vertrouwenspersoon zijn correspondentie kan richten. De vertrouwenspersoon stelt het bestuur direct op de hoogte van de melding, tenzij de misstand een lid van het bestuur betreft. Indien de misstand een lid van het bestuur betreft zal de vertrouwenspersoon een onderzoek naar de misstand starten.
3. De vertrouwenspersoon informeert de melder daarbij tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt in principe maximaal vier weken na de ontvangst van de melding. De vertrouwenspersoon waarborgt te allen tijde de anonimiteit van de melder, tenzij de melder schriftelijk de vertrouwenspersoon van deze verplichting ontheft.
4. De vertrouwenspersoon beoordeelt direct na ontvangst van de klacht welke personen binnen de organisatie betrokken moeten worden bij de afhandeling van de klacht. Indien er sprake is van strafbare feiten, dan informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk de kwaliteitsfunctionaris van Castelijns & Swaans accountants-adviseurs. Indien er sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving dan treedt de vertrouwenspersoon onmiddellijk in overleg met de kwaliteitsfunctionaris van Castelijns & Swaans accountants-adviseurs.
5. Bij het informeren van en het overleggen met de kwaliteitsfunctionaris als bedoeld in punt 4 maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.
6. De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken per e-mail over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn opgenomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.

 

Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon schriftelijk c.q. per e-mail ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.

 

Indien een melding betrekking heeft op de vertrouwenspersoon, kan de melding worden gedaan bij de heer L.H.H.J.M. van Moll AA, fax: 0497-518506 of e-mail: l.van.moll@castelijns-swaans.nl.

 

Rechtsbescherming
Het bestuur van Castelijns & Swaans accountants-adviseurs garandeert dat medewerkers die meldingen aan het bestuur doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, daarvan op geen enkele wijze invloed zullen ondervinden op hun functioneren en/of carrière binnen de accountantsorganisatie.

 

Tot slot
Indien u gebruik maakt van de klokkenluidersregeling, waarderen wij dat zeer. U geeft ons hierin immers (anoniem) een tweede kans. U kunt ervan verzekerd zijn dat wij ons uiterste best doen om herhaling van het betreffende probleem te voorkomen.